Hoy la administración de las edificaciones se ha visto enormemente beneficiada gracias a los sistemas de gestión que permiten que estos inmuebles sean más organizados y eficientes en sus servicios brindados. En este informe, conocerás dos de los más importantes sistemas de gestión de edificios que actualmente son muy requeridos en el mercado nacional.
Los sistemas de gestión de edificios son cada vez más usados debido a sus ventajas en favor de la administración de la edificación, sus usuarios y propietarios. Estos sistemas permiten automatizar los procesos y mejorar la productividad en una edificación. Además, pueden operar a través de uno o varios dispositivos conectados a internet y cumplir diversas funciones.
Su implementación puede darse en edificios con diferentes finalidades: residenciales, comerciales, industriales, corporativos…
El funcionamiento de estos sistemas podrá ser configurado para cada uno de estos requerimientos.
Según la empresa Aedificium, la cual ofrece al mercado peruano su sistema de gestión de edificios con su mismo nombre, sus primeros clientes gestionaban netamente inmuebles del tipo multifamiliar. Sin embargo, esto ha ido cambiando hasta el punto de atender diferentes tipos de edificaciones.
“Gracias al feedback de nuestros clientes y prospectos y a la ampliación del mercado inmobiliario, hemos podido llegar a un desarrollo personalizado para cada tipo de administración inmobiliaria que existen actualmente en el mercado peruano”, refiere la empresa.
Igualmente, el sistema Edificia, de la empresa Assetec, atiende diferentes
tipos de recintos inmobiliarios. Además, permite que su App sea personalizada según las necesidades del cliente (marca blanca).
De acuerdo con la empresa, el sistema puede ser usado desde edificios de 5 departamentos hasta condominios de
2000 departamentos. “De los 700 edificios registrados en Edificia la mitad son edificios de menos de 50 departamentos, pero esto no quiere decir que esos edificios prefieran el sistema, solo quiere decir que son la mayoría de edificios que hay en Lima”, refiere.
El sistema de gestión de edificios Aedificium puede ser utilizado de tres maneras, según el usuario. El administrador podrá emplearlo como una plataforma contable y de gestión; las juntas de propietarios, como auditoría; y los residentes, sean propietarios o inquilinos, como un canal de comunicación integrado mediante el cual pueden acceder rápidamente a información sobre sus inmuebles.
La implementación de estos sistemas en los edificios permite contar con un funcionamiento inteligente y un mantenimiento eficiente de la edificación. Pero lo más importante es
que crea un ambiente armónico, comunitario y organizado entre los usuarios del inmueble, en el que prima el bienestar común.
Muchos de estos sistemas permiten la
monitorización de varios sensores, como el de humo, fugas de gas o de intrusión de puertas. También, posibilitan el registro y entrada de visitantes, la programación de reuniones, los pagos por los diferentes servicios domésticos, entre otras múltiples funciones.
En la actualidad, la administración de edificios mediante el uso de hojas de Excel es cada vez menos frecuente. La tecnología y la innovación han permitido que esta tarea se pueda llevar de una manera más organizada, eficiente y transparente.
“Los tiempos han cambiado; ya no es útil llevar la contabilidad en una hoja Excel que se hace más grande cada día y a la que solo una persona tiene acceso. Imprimir y dejar los recibos bajo la puerta,
“El administrador podrá registrar sus ingresos y gastos, emitir y cobrar los recibos de mantenimiento, así como obtener reportes detallados de su gestión, entre otras ventajas. El residente tendrá acceso desde su aplicativo móvil para consultar su estado de cuenta, revisar sus recibos de mantenimiento, reservar áreas comunes, generar incidentes, registrar sus visitas, entre otras ventajas”, explica.
publicar la lista de morosos en el pasillo del edificio, gestionar la reserva de las áreas comunes en un cuaderno es cosa del pasado”, resalta Edificia.
Ahora, a continuación, conozcamos estos dos importantes sistemas de gestión de edificaciones que son muy demandados en el mercado peruano.
AEDIFICIUM
Según la empresa Aedificium, su sistema es bastante amigable para llevar la administración de edificios y condominios de forma ordenada, transparente, rápida y segura. Para su utilización, además, no se necesita ningún tipo de instalación.
Aedificium es una plataforma web a la cual se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Este sistema consiste en digitalizar las gestiones administrativas y operativas de cualquier tipo de administración inmobiliaria, ya sean residenciales, corporativos, comerciales, industriales, de uso mixto, entre otros.
“Contamos con módulos específicos para cada tarea dentro del inmueble, desde gestiones de visitas, mantenimientos, incidencias hasta el control financiero total del inmueble”,
añade. Es decir, el funcionamiento del sistema está ligado a lo que solicite el cliente. Aedificium se presta a múltiples necesidades.
“No todos los edificios manejan el prorrateo de gastos comunes de la misma forma. Tenemos casos en los que este se divide por porcentaje de participación, otros en partes iguales entre cada inmueble; existen gastos específicos como cuotas extraordinarias, multas, convenios que en la plataforma se pueden adaptar. Esto va a depender de los acuerdos entre la parte administrativa, la junta de propietarios y lo que estipule cada reglamento interno de cada edificio y/o condominio”, explica.
El sistema de gestión de edificios Aedificium puede ser utilizado de tres maneras, según el usuario. El administrador podrá emplearlo como una plataforma contable y de gestión; las juntas de propietarios, como auditoría; y los residentes, sean propietarios o inquilinos, como un canal de comunicación integrado mediante el cual pueden acceder rápidamente a información sobre sus inmuebles.
Además, según la empresa, en este último caso, el residente también puede disponer de información general del edificio y/o condominio, teniendo la posibilidad de acceder al blog
Edificia es un servicio de software en línea para la administración de edificios y condominios que le permite al usuario disponer de un sitio web personalizado, mediante el cual el administrador, los propietarios y los residentes pueden comunicarse, interactuar y llevar la administración financiera.
comunicativo para mantenerse informado de las gestiones administrativas y operativas, arrendar espacios comunes, contar con un módulo de conserjería que le brindará notificaciones (por ejemplo, cuando llega un paquete, registro de visitas, etcétera), realizar reuniones virtuales, monitorear los gastos, generar reportes automatizados, entre otras.
Entre sus ventajas la empresa destaca su facilidad de uso. Los usuarios pueden acceder a la plataforma desde cualquier equipo y/o dispositivo con conexión a internet.
“El administrador podrá registrar sus ingresos y gastos, emitir y cobrar los recibos de mantenimiento, así como obtener reportes detallados de su gestión, entre otras ventajas. El residente tendrá acceso desde su aplicativo móvil para consultar su estado de cuenta, revisar sus recibos de mantenimiento, reservar áreas comunes, generar incidentes, registrar sus visitas, entre otras ventajas”, explica.
También es un sistema de mucha ayuda en caso de incidentes o emergencias,
como incendios. Aedificium maneja un módulo personalizado de comunicaciones e incidentes que puede ser utilizado de manera preventiva o informativa en situaciones determinadas. Mediante este módulo de comunicaciones, se pueden enviar notificaciones instantáneas, los cuales llegarán a los canales de aplicación para residentes y a los correos.
A ello, la empresa añade que tienen integrado al acceso de administradores el directorio de los números locales de emergencia más cercanos a cada edificio.
EDIFICIA
El software para la administración de edificios y condominios de Edificia fue lanzado al mercado en febrero de 2014 y, actualmente, cuenta con usuarios en Lima, Piura, Arequipa y Estados Unidos. La empresa Assetec, creadora del sistema Edificia señala que no son proveedores, sino socios de la labor de gestión de las empresas administradoras que son sus clientes.
“Nuestro objetivo es contribuir al crecimiento y rentabilidad de nuestros clientes brindándoles un buen servicio, atendiendo sus pedidos y dándoles el soporte que necesitan”, comenta.
De acuerdo con la empresa, Edificia es un servicio de software en línea para la administración de edificios y condominios que le permite al usuario disponer de un sitio web personalizado, mediante el cual el administrador, los propietarios y los residentes pueden comunicarse, interactuar y llevar la administración financiera.
“Edificia hace más fácil la gestión de la administración de un edificio o condominio, tanto para quienes realizan la labor administrativa como para los
Este software le permite al usuario calcular y emitir de manera automática, clara y oportuna los recibos mensuales para cada departamento; controlar la cobranza y pago de las cuotas; obtener reportes detallados; revisar los gastos, estados de cuenta, presentando la información de manera transparente; reservar las áreas de uso común; enviar comunicados, avisos de cobranza, entre otros. “Permite contar con toda esta información las 24 horas del día desde cualquier lugar”, agrega la empresa.
habitantes, propietarios e inquilinos”, señala la empresa.
Este software le permite al usuario calcular y emitir de manera automática, clara y oportuna los recibos mensuales para cada departamento; controlar la cobranza y pago de las cuotas; obtener reportes detallados; revisar los gastos, estados de cuenta, presentando la información de manera transparente; reservar las áreas de uso común; enviar comunicados, avisos de cobranza, entre otros. “Permite contar con toda esta información las 24 horas del día desde cualquier lugar”, agrega la empresa.
Asimismo, Edificia resalta que la principal virtud de su sistema es la transparencia, pues permite saber por qué se cobra una cuota, cuánto se recauda y en qué se gasta, con las evidencias y sustentos de quienes pagaron sus cuotas y a qué se destinó ese dinero.
Igualmente, la trazabilidad de los fondos permite saber cuánto se recaudó para el pago de los diferentes servicios requeridos en el edificio. Según la empresa, mediante esta plataforma, el usuario podrá conocer si el monto recaudado será suficiente o si se tendrá que dar una cuota extraordinaria o hacer una gestión de cobranza más activa.
Entre las diversas funciones que cumple este sistema, tenemos:
- Financieras y contables: configuración de los servicios o partidas a cobrar; emisión de recibos de mantenimiento y otros; envío de recibos por correo; registro de adelantos, cobranzas no identificadas, devoluciones; registro de comprobantes a pagar y del pago de los comprobantes (incluye imagen); múltiples cuentas bancarias; transferencias entre fondos y cuentas; y la emisión automática de reportes financieros (ingresos, egresos, flujos de caja, estados de resultados, estado de cuenta bancario, morosidad, presupuestos, cuentas por cobrar, etc.).
- Gestión de cobranza: envío de avisos de cobranza automáticos antes y después de la fecha de vencimiento, envío de avisos de cobranza manuales a discreción, cálculo y cobro de mora, y refinanciamiento de deudas.
- Personalización del modelo de recibo: resumido, detallado, a colores, con imágenes, con fotografías de los contómetros, con las áreas y porcentajes de participación.
- Cobranza de recibos en bancos: envío en línea de los recibos en cobranza al banco, pago de los recibos con cargo en cuenta de ahorros y tarjeta de crédito, y registro en línea de la cobranza de los recibos.
- Mantenimiento de activos: registro de los activos (ascensores, extintores, bombas, etc.) y programación del mantenimiento, así como registro de su ejecución.
- Configuración y reserva de áreas comunes. Cabe destacar que, según la empresa, la reserva de las áreas comunes en las edificaciones ha sido una de las funciones más demandadas durante la pandemia de la COVID-19.
- Registro de visitas
- Publicación de avisos, comunicados y diversos documentos
- Programación y realización de reuniones virtuales mediante el uso del servicio de videoconferencias tupay.live
Finalmente, las ventajas que destaca la empresa de su sistema Edificia son su facilidad de ser configurado y personalizable con las imágenes y logos de la empresa administradora; brinda servicio de atención de consultas y capacitación; es accesible desde cualquier lugar del mundo a través de internet desde cualquier tipo de dispositivo; entre otros.
