La oficina técnica de obra permite un mayor control sobre los proyectos de construcción, con lo cual se disminuyen los errores e incertidumbres, se ahorran cotes de gestión y se integra a todos los actores implicados en la obra, quienes se mantienen informados de cada paso que se va dando en el proyecto. Revista Costos conversó con los ingenieros Eric Prince y Miguel Lozano, director académico y profesor principal del Programa de Oficina Técnica de Costos Educa, respectivamente, quienes nos brindan detalles sobre la importancia de la oficina técnica en una empresa constructora.
La oficina técnica de obra es un departamento o equipo dentro de una empresa constructora que tiene la responsabilidad de supervisar y gestionar los aspectos técnicos de ingeniería en los proyectos de construcción. Así lo sostienen los ingenieros Eric Prince, director académico del Programa Académico de Oficina Técnica del convenio Cefore y Costos Educa, y Miguel Lozano, docente de la Pontificia Universidad Católica del Perú y profesor principal del Programa de Oficina Técnica de Costos Educa, quienes añaden que este departamento despliega una serie de funciones clave para garantizar el éxito y la eficiencia en la ejecución de proyectos de construcción.
Su importancia, a decir de Prince y Lozano, radica en su capacidad para mejorar la gestión de proyectos, minimizar los riesgos y garantizar la calidad y seguridad de las construcciones. “Al asegurarse de que todos los aspectos técnicos estén bajo control, la oficina técnica contribuye a la entrega exitosa de proyectos dentro de los alcances y plazos establecidos, lo que a su vez mejora la reputación y la competitividad de la empresa en el mercado”, precisan.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
Los ingenieros Prince y Lozano identifican las siguientes responsabilidades y funciones de una oficina técnica de obra en 4 fases de los proyectos de construcción:
Pre-construcción
Planificación y diseño: la oficina técnica participa en la planificación y diseño detallado de proyectos de construcción. Esto implica elaborar planos, especificaciones técnicas y otros documentos necesarios para guiar la construcción.
Presupuesto y costos: el equipo de oficina técnica puede colaborar en la estimación de costos de materiales, mano de obra y equipos requeridos para llevar a cabo el proyecto. Esto es crucial para mantener el proyecto dentro del presupuesto establecido.
Pre-construcción/construcción
Gestión de recursos: la oficina técnica coordina la asignación de recursos, como materiales y personal, para asegurarse de que estén disponibles en el momento y lugar adecuados. Esto contribuye a evitar retrasos y costos adicionales.
Construcción
Control de calidad: el equipo se encarga de establecer estándares de calidad para la construcción y supervisar su cumplimiento durante todas las etapas del proyecto. Esto es esencial para garantizar la seguridad estructural y la durabilidad de las construcciones.
Programación: la oficina técnica desarrolla cronogramas detallados de construcción, asignando tiempos estimados para cada actividad. Esto facilita la gestión del tiempo y la identificación temprana de posibles demoras.
Coordinación: la coordinación entre diferentes áreas y equipos es esencial en proyectos de construcción. La oficina técnica se encarga de asegurarse de que todos los equipos estén alineados y trabajen de manera eficiente.
Construcción/puesta en marcha
Resolución de problemas: cuando surgen desafíos técnicos durante la construcción, la oficina técnica trabaja en la identificación y resolución de problemas. Esto puede implicar ajustes en el diseño o en la ejecución.
Cumplimiento normativo: La oficina técnica se asegura de que todas las normativas y regulaciones aplicables se cumplan en el proceso de construcción.
INTEGRACIÓN: CLAVE DE ÉXITO
La integración entre la oficina técnica y los demás departamentos de una empresa constructora es crucial para una gestión de proyectos exitosa y una entrega de proyectos de alta calidad. En ese sentido, los especialistas Prince y Lozano indican que, de acuerdo a la experiencia y estudios del equipo que diseño la certificación de oficina técnica, podemos considerar las siguientes estrategias de integración:
1. Comunicación abierta: establecer canales de comunicación fluidos y bidireccionales entre la oficina técnica y otros departamentos, en los que se fomente la transparencia y el intercambio constante de información.
2. Participación temprana: se debe involucrar a la oficina técnica desde las etapas iniciales de planificación y diseño. Esto permitirá que los equipos trabajen juntos para definir objetivos, requisitos y plazos realistas.
3. Reuniones y colaboración: organizar reuniones regulares y sesiones de trabajo conjuntas en las que los equipos de diferentes departamentos puedan discutir avances, desafíos y soluciones.
4. Establecimiento de objetivos comunes: es vital alinear los objetivos de la oficina técnica con los objetivos generales de la empresa y del proyecto, para crear un sentido de propósito compartido.
5. Definición de roles claros: delimitar los roles y responsabilidades de cada departamento y asegurarse de que todos entiendan cómo su trabajo contribuye al éxito del proyecto.
6. Intercambio de información técnica: es importante compartir información técnica relevante, como planos, diseños y especificaciones, de manera accesible para todos los involucrados.
7. Capacitación cruzada: esto proporciona oportunidades de formación para que los miembros de diferentes departamentos puedan comprender los aspectos técnicos y las consideraciones de otros equipos.
Además, durante la implementación de oficinas en proyectos de construcción e integración con las demás áreas, se debe considerar su importancia de acuerdo a los siguientes puntos:
1. Coherencia y eficiencia: la integración asegura que todos los departamentos trabajen en armonía y estén alineados con los mismos objetivos y estándares, evitando la duplicación de esfuerzos y la inconsistencia en la información.
2. Mejora de la toma de decisiones: una comunicación fluida y una colaboración estrecha entre la oficina técnica y otros departamentos permiten una toma de decisiones más informada y basada en datos.
3. Gestión de riesgos mejorada: la colaboración temprana y continua ayuda a identificar y abordar los riesgos potenciales de manera proactiva, minimizando la posibilidad de retrasos y problemas imprevistos.
4. Entrega exitosa de proyectos: la integración garantiza que los diseños técnicos se implementen de manera efectiva en el terreno y que las soluciones prácticas se adapten a los requisitos técnicos.
5. Satisfacción del cliente: una coordinación adecuada entre la oficina técnica y otros departamentos permite cumplir con los plazos y los estándares de calidad, lo que a su vez conduce a una mayor satisfacción del cliente.
6. Reducción de costos: la detección temprana de problemas y la colaboración eficiente pueden ayudar a evitar costosos cambios y retrasos.
7. Mejora de la reputación: una integración efectiva se refleja en la calidad de los proyectos y en la reputación positiva de la empresa en el mercado de la construcción.
BUENAS PRÁCTICAS
Son varios los factores que determinan el éxito de un proyecto de construcción. Uno de ellos es el eficiente desempeño de la oficina técnica. Para ello es importante considerar algunas de las buenas prácticas que los ingenieros Prince y Lozano señalan a continuación, pues estas además contribuyen al éxito y la reputación positiva de la empresa constructora en la industria:
– Planificación detallada de todas las fases del proyecto
– Comunicación clara con equipos y partes interesadas
– Identificación y gestión proactiva de riesgos
– Coordinación efectiva entre disciplinas y equipos
– Supervisión constante del progreso y calidad del proyecto
– Control de cambios y gestión documental adecuada
– Utilización de tecnología para la gestión eficiente
– Formación continua y desarrollo del equipo
– Documentación rigurosa de decisiones y actividades
– Evaluación posterior al proyecto para aprendizaje
– Compromiso con la calidad y mejora continua
– Cumplimiento estricto de regulaciones y normativas
FORTALECIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS DE LOS RESPONSABLES DE LA OFICINA TÉCNICA
Para Prince y Lozano, es necesario que las personas que asumen roles de liderazgo en la oficina técnica de una constructora posean una serie de conocimientos y habilidades esenciales, con una base sólida en ingeniería o arquitectura, que les permitirá comprender los aspectos técnicos y de diseño en la construcción. Además, es importante que cuenten con capacitaciones referentes a la gestión de proyectos.
Es también vital la familiarización con las regulaciones y normativas locales y nacionales para asegurar el cumplimiento normativo a lo largo del proceso de construcción. “La habilidad para utilizar herramientas tecnológicas y softwares de diseño, modelado 3D y gestión de proyectos también es crucial para mejorar la eficiencia y la comunicación en el equipo”, refieren.
De igual manera, destacan las habilidades técnicas, la comunicación efectiva y el liderazgo como factores esenciales para coordinar equipos multidisciplinarios, además de la capacidad para gestionar riesgos, resolver conflictos y negociar con contratistas y proveedores.
