Los Key Performance Indicators (KPI’s) son indicadores o métricas cuantificables clave para la evaluación del desempeño de los proyectos de construcción. Su correcta aplicación permitirá asegurar el éxito del proyecto que se está ejecutando, así como garantizará una mejora continua en las diversas obras que se realicen gracias a la información obtenida.
De acuerdo con el ingeniero Santiago Ruiz, presidente del Lean Construction Institute (LCI) Perú, los KPI’s aplicados en la construcción son métricas utilizadas para evaluar el éxito y la eficiencia de un proyecto en diferentes áreas, como producción, costos, tiempos, calidad y seguridad. Estos indicadores de desempeño, a decir del Mtr. Ing. José Salinas, docente a tiempo completo en los cursos de “Construcción” y “Gestión BIM de la construcción” en la Universidad de Lima, son de uso obligatorio para los profesionales de la industria de la construcción, pues se deben tener en consideración en la gestión de cualquier tipo de proyecto para lograr culminarlo con éxito.
Además, el Mtr. Ing. Salinas sostiene que cuando empieza la ejecución de un proyecto se parte de un presupuesto meta que, por lo general, es menor al presupuesto contractual. Este presupuesto meta, refiere, se elabora con rendimientos sincerados por el equipo de obra, basados en información estadística de obras y condiciones similares.
En ese sentido, asegura que si no controlamos los materiales, mano de obra y equipos empleados desde el inicio pondremos en riesgo el éxito del proyecto”. Por ello, subraya que, si no se cuenta con indicadores de desempeño en los proyectos y obras, es como si se estuviera en un barco a la deriva. “Todo profesional debe tenerlo en cuenta y ponerlo a consideración de todo el equipo para que se involucren en el mismo”, agrega.
En ello radica la importancia de monitorear estos KPI’s en la construcción. Así también lo sostiene el Ing. Ruiz, quien anota que es importante monitorear estos KPIs porque “permiten identificar áreas de mejora, asegurar la entrega a tiempo y dentro del presupuesto, y mantener altos estándares de calidad y seguridad”.
Con más detalle, el ingeniero José Vidal, analista de procesos en Cosapi y principal encargado del área VDC/BIM en el proyecto electromecánico Expansión Toromocho, enumera y explica 3 de las razones por las que se considera muy importante monitorear los KPI’s:
1.- Tener control total del proyecto: de una forma eficiente al solo concentrarse en los indicadores más relevantes y que impactan de forma más directa al costo y plazo.
2.- Lo que no se mide, no se puede mejorar: los proyectos tradicionalmente se han ejecutado en base a estimaciones empíricas; más aún cuando las cosas suelen verse aparentemente “bien”. Sin embargo, la experiencia y el fracaso nos han enseñado que, aunque parezca que todo el personal está aparentemente trabajando, que todas las condiciones están seguras y que la obra está “avanzando”, muy posiblemente estaremos por debajo del rendimiento requerido si no miramos y tomamos acción en base a indicadores cuantitativos clave.
3.- Romper con la inercia: los proyectos de construcción suelen ejecutarse por inercia, mas no por una determinada meta constante que se debe alcanzar (ya sea en términos de productividad, seguridad, calidad, efectividad, etc.). Si no se miden y se toman acciones clave con los indicadores más relevantes, es prácticamente garantizado que el proyecto rendirá a un ritmo deficiente dictado por la inercia.
KPI’s aplicados a proyectos basados en Lean Construction
El Mtr. Ing. Salinas señala que, al aplicar Lean Construction en los proyectos de construcción, el objetivo es “maximizar el valor y reducir los desperdicios”. Teniendo en cuenta ello, resalta que se debe prestar especial atención en el seguimiento y control del PPC (porcentaje del cumplimiento del plan semanal), ya que “nos garantizará el cumplir con los hitos trazados que va de la mano con el look ahead que, por lo general, se planifica para 4 semanas”.
Asimismo, menciona que otro indicador importante es el que parte de la medición de índices de productividad de la mano de obra por actividad, el cual permita ir mejorando en cada proyecto de características similares. “El valor ganado que involucra no solo la mano de obra, sino los materiales y equipo es otro indicador clave que todo profesional debe tener en su tablero de control de obra”, asegura.
Por su parte, el presidente del LCI Perú sostiene que los KPIs básicos que se deben tener en controlados en proyectos de construcción basados en Lean Construction son los siguientes:
• Porcentaje de promesas cumplidas (PPC): comparación entre lo planificado y lo ejecutado.
• Numero de no conformidades: mide el porcentaje de trabajo que no puede ser aceptado por no cumplir las características mínimas de aceptación
• Porcentaje de retrabajos, que mide la cantidad de tareas que se deben corregir o el esfuerzo necesario para corregir las tareas.
• Índice de Rendimiento de Costos (CPI): mide la eficiencia de los costos del proyecto.
• Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI): evalúa la eficiencia del tiempo del proyecto.
• Accidentes de Trabajo: número de incidentes de seguridad en el sitio.
Sin embargo, aparte de los indicadores mencionados, el Ing. Ruiz, basado en la reciente publicación “The Last Planner 2.0”, anota que también se sugieren algunos nuevos 6 KPI’s para diversas áreas.
1.- Variación de hitos, que mide las desviaciones de los hitos del cronograma maestro.
2.- Porcentaje de tareas requeridas
3.- Nivel de compromiso, para medir el número de tareas programadas versus el número de tareas requeridas para el cumplimiento de los hitos.
4.- Tareas con restricciones liberadas, mide el porcentaje de tareas que se colocan en el plan semanal y que cuentan con todas las restricciones liberadas.
5.- Tareas anticipadas, mide el porcentaje de tareas de la última semana del plan de look ahead que fueron analizadas y se identificaron las restricciones.
6.- Frecuencia de las fallas, que mide las repeticiones de fallas con la misma causa de no cumplimiento.
Por su lado, el analista de procesos en Cosapi y principal encargado del área VDC/BIM en el proyecto electromecánico Expansión Toromocho, manifiesta que los KPI’s complementados con Lean Construction son fundamentales para asegurar que los proyectos se ejecuten de manera eficiente y efectiva, alineándose con los principios de mejora continua y eliminación de desperdicios que caracterizan a esta metodología. “La implementación adecuada de estos indicadores permite a las empresas de construcción no solo cumplir con los objetivos del proyecto, sino también entregar un valor superior al cliente y mantener una operación sostenible y competitiva”, explica.
Empero, asegura que estos KPI’s empleados en proyectos basados en Lean Construction no serán muy diferentes a los utilizados en proyectos que no implementan esta metodología de trabajo. Señala que la mayor diferencia radica en la forma en la que se transmitan e integren con el resto del equipo para el beneficio del proyecto.
No obstante, resalta que será de mucha utilidad complementar los KPI’s tradicionales con los KPI’s que se puedan obtener de las herramientas empleadas en Lean Construcción, tal como el Porcentaje de Plan Cumplido (PPC), el análisis de restricciones y el Big Room. “Por ejemplo, algunos KPI’s tradicionales pueden incluir ratios de productividad, cantidad de no conformidades resueltas y tasa de accidentabilidad; los cuales pueden ser perfectamente integrados y transmitidos a todo el equipo de proyecto si se mostraran en ambientes colaborativos físicos (impresiones en el Big Room) o digitales (paneles de control en la nube con acceso a todos los involucrados)”, comenta.
Asimismo, sugiere que estos KPI’s pueden complementarse e interrelacionarse con los indicadores clave que proporciona Lean Construction, “tal como vincular las causas de no cumplimiento con alguna deficiencia en los ratios de productividad, o poder mapear restricciones del proyecto directamente atribuibles a las no conformidades levantadas o a las condiciones de seguridad subestándares de una determinada zona”.
Los KPI’s no son fijos
El Ing. Ruiz señala que los KPI’s en la construcción no son fijos. “Deben ser revisados y actualizados regularmente para reflejar los cambios en los objetivos del proyecto, las condiciones del mercado y las innovaciones tecnológicas. La mejora continua es clave en Lean Construction”, subraya.
El Ing. Vidal refiere que los objetivos de una fase, frente o etapa de construcción pueden variar con respecto a otra, por lo que los KPI’s pueden ser diferentes dependiendo del espacio físico y/o temporal en el que se encuentre el proyecto. “Para actualizar estos KPI’s −prosigue−, el procedimiento se debería basar en analizar cuáles serán las diferentes fases y frentes de trabajo en los cuales se tengan diferentes objetivos clave a medir y alcanzar. Una buena práctica resulta en llevar a cabo este análisis de evolución de KPI’s en el plan de fases durante el inicio del proyecto”.
En esa misma línea, el Mtr. Ing. Salinas también anota que estos KPIS deben ir cambiando conforme se va desarrollando la industria. “Los profesionales y las empresas deben buscar reinventarse y estar pendientes de los cambios tecnológicos; por consiguiente, los KPI’s de desempeño que utilizamos van a ir cambiando en la medida que introducimos estas mejoras en la organización”, comenta.
“La industria de la construcción para ser competitiva debe ir abandonando progresivamente los trabajos manuales, para introducir, por ejemplo, los prefabricados. En ese contexto, iremos introduciendo nuevos KPI’s que iremos midiendo y mejorando”, añade.
Proceso de control y evaluación
Al elaborar un presupuesto meta –comenta el Mtr. Ing. Salinas− se debe, en primer lugar, sincerar los metrados, a fin de lograr confiabilidad y luego identificar las actividades de mayor incidencia y costo, para centrar el control en las que nos puedan ocasionar mayores dificultades. Advierte que no es recomendable pretender controlar todas las actividades, “porque el control consume recursos y muchas veces las empresas consumen muchos recursos en controlar actividades que son irrelevantes”. “Como dice la frase: lo perfecto es enemigo de lo bueno”, enfatiza y añade que se puede elaborar un “Pareto” de los KPI’s que puedan afectar a la producción.
De acuerdo con el Ing. Vidal, el primer paso del proceso de control y evaluación de estos KPI’s radica en establecer sus objetivos. “Indicadores podemos tener cientos, miles, y posiblemente pensaremos −en alguna instancia− que son verdaderamente útiles, cuando posiblemente solo medirán un aspecto puntual del proyecto que no tenga ningún mayor impacto o relevancia”, indica.
Refiere que una vez que se haya definido claramente los objetivos clave a medir, el segundo paso será evaluar la forma más eficiente para medir y hacer seguimiento a estos objetivos. Enfatiza que de poco servirá tener los mejores indicadores de rendimiento si el costo para poder medirlos será mucho mayor al beneficio que estos proporcionen.
Finalmente, anota que una vez que se tenga definido los objetivos claros y un sistema de control establecido y eficiente, el último paso radicará en hacer seguimiento constante a los indicadores y tomar acciones inteligentes basadas en data objetiva y real.
Contribuyendo a la correcta gestión colaborativa
A decir del presidente del Lean Construction Institute Perú, los KPI’s contribuyen a la correcta gestión colaborativa de los proyectos de construcción “al proporcionar una base objetiva para la toma de decisiones, facilitar la comunicación entre los equipos y alinear los objetivos de todos los participantes del proyecto”.
Una excelente forma de estimular esta gestión colaborativa en un proyecto de construcción, según el Ing. Vidal, sería contando con un sistema de control de KPI’s compartido entre el contratista y el cliente, “con el fin de complementar la integración de riesgos y beneficios entre ambas partes”. Sin embargo, advierte que es extremadamente importante tomar en cuenta que esto solo debería llevarse a cabo bajo un entorno altamente colaborativo (respaldado por un contrato de entrega de proyectos colaborativa, tal como los NEC).
¿Por qué? Según el Ing. Vidal, “porque al tener tanta transparencia con el cliente (teniendo en cuenta que no todos los clientes son así) sobre tus indicadores clave de rendimiento podría ser perjudicial y contraproducente si este los utiliza como argumento para implantar penalidades y otros tipos de mecanismos contractuales en contra del contratista general”.
