Es un excelente recurso que viene siendo implementado en los proyectos de construcción a nivel mundial, debido a las ventajas que genera y que se reflejan en un alto nivel de productividad alcanzado. El Big Room, no obstante, solo será adecuado si para su establecimiento se integra a los profesionales adecuados con todas las herramientas necesarias.
Ingenieros, arquitectos, técnicos, diseñadores, entre otros actores de diversas especialidades, han participado con frecuencia en los proyectos de construcción. Sin embargo, el trabajo ejecutado por cada uno de estos se ha dado erróneamente por separado. Esto quiere decir que cada uno de ellos se ha ocupado específicamente de su responsabilidad específica, muchas veces, sin tener en cuenta las decisiones (sobre el mismo proyecto) del otro. El resultado era siempre el mismo: proyectos con plazos extendidos, con costos adicionales, con demandas contractuales, y un largo etcétera.
Frente a esto, gracias a la implementación de la filosofía Lean en los proyectos constructivos, surge el concepto de Big Room o “Gran Sala”. Este hace referencia a un espacio que junta a los diferentes actores participantes de un proyecto para formar equipos de trabajo, y así mejorar la comunicación y creatividad entre estos profesionales en beneficio del proyecto.
El ingeniero José Vidal, jefe de prácticas en la Universidad de Lima (Gestión de Proyectos), señala que Big Room se refiere tradicionalmente a un espacio físico donde se reúnen a los involucrados del proyecto para un determinado objetivo, con el fin de trabajar colaborativamente “face to face” y tomar decisiones clave de forma integral.
“Este concepto tan ampliamente usado tiene sus orígenes en el Toyota Production System (TPS) durante los años 1990, con el término de ‘Obeya’ o ‘War Room’, el cual era un espacio optimizado con recursos de comunicación visual para un mejor desempeño del equipo. Desde entonces, el concepto ‘War Room’ de Toyota ha influenciado diferentes metodologías, tales como las sesiones ICE de la metodología VDC, el método de extrema colaboración (ECM) utilizado en laboratorios de la NASA, y lo que se conoce hoy como ‘Big Room’ en metodologías como Last Planner System (LPS), Target Value Delivery (TVD) e Integrated Project Delivery (IPD)”, explica.
La utilización del Big Room puede facilitar la implementación del Last Planner System® y el planeamiento colaborativo, así como el Integrated Project Delivery (IPD). Es en esta “sala” donde se hacen compromisos y la confianza se fortalece conforme se van cumpliendo las promesas. Permite,
además, que los participantes conozcan las responsabilidades que tiene cada uno de ellos e intercambien información con las personas adecuadas.
Esta “gran sala”, según el ingeniero Santiago Ruiz, consultor e instructor del Lean Construction Institute (LCI)
Perú, es un espacio dedicado a compartir información, analizar el plan de trabajo y tomar decisiones. “Es un espacio que permite la colaboración de equipos multifuncionales manteniendo una mentalidad enfocada en el avance del trabajo”, explica
Por ello, permite la realización de todas las actividades que requieren la presencia de los principales involucrados del proyecto, ya sea para el cumplimiento de las tareas o para tomar alguna decisión que involucre a todo el equipo presente.
Su propósito, a decir del Ing. Vidal, dependerá de los objetivos establecidos y de la fase del proyecto en el que se aplique. Durante la fase de diseño, se puede planificar un Big Room con los proyectistas y las herramientas necesarias para desarrollar colaborativamente el diseño del proyecto, y así resolver el 100 % de sus incompatibilidades.
Asimismo, en la etapa de construcción, se pueden llevar a cabo sesiones más cortas y frecuentes, integrando al equipo de proyecto con herramientas como el Look Ahead Planning (LAP) y el uso de post-its para planificar la obra de forma diaria y semanal.
Pero, el Big Room también puede ser utilizado para abordar temas más específicos, como la coordinación para resolver incompatibilidades in-situ, diseñar el layout de la obra, planificar las medidas de seguridad en una determinada fase, entre otras.
“Es importante destacar que, aunque las coordinaciones virtuales han crecido considerablemente en los últimos años y han facilitado la coordinación en equipos separados geográficamente, la práctica demuestra que el Big Room tradicional sigue siendo más efectivo en términos de integración del equipo, productividad y logro de objetivos. Esto se debe a que, en el Big Room, la presencia física de los actores fomenta una mayor colaboración y compromiso en el trabajo en equipo”, resalta el Ing. Vidal.
BIG ROOM EFICIENTE
Para contar con un Big Room eficiente es necesario tomar en cuenta algunos factores clave que permitirán obtener resultados satisfactorios al final del proyecto.
Lo más importante, a decir del Ing. Vidal, es definir claramente los objetivos. “Si no se tiene establecido un verdadero propósito, lo mejor es no invertir el tiempo ni el costo que demanda preparar un Big Room, ni mucho menos involucrar el tiempo de los demás actores”, subraya.
Y es que a pesar de que originalmente el Big Room se pensó como un lugar de largas jornadas de trabajo concurrente, actualmente las sesiones tienen una menor duración con agendas muy optimizadas. El Ing. Vidal comenta que los profesionales de la industria de la construcción manejan una carga laboral considerable y algunos suelen trabajar en más de un proyecto, por lo que no se debe tomar
por sentado su disponibilidad ni su tiempo de concentración/involucramiento.
Otro factor importante para lograr establecer un Big Room eficiente es asegurarse de que los comportamientos esperados de cada uno de los actores estén claramente definidos. Igualmente, los compromisos deben establecerse y mantenerse en base a lo que sea mejor para el proyecto y no a intereses personales.
El ambiente de trabajo debe estar enmarcado en el respeto mutuo, la discusión abierta, la transparencia y la colaboración, puesto que el trabajo debe avanzar siempre en equipo. Las averías o errores deben reportarse sin culpas ni acusaciones. El Ing. Ruiz manifiesta que en un Big Room todos tienen el mismo status en todos los ámbitos y deben hablar acerca de sus opiniones sin importar “pasar vergüenza o ponerse en ridículo” frente a los demás.
Los problemas deben abordarse de manera proactiva. El objetivo debe ser hallar las causales de la problemática y una vez identificados, implementar medidas correctivas para minimizar la recurrencia. Para ello, el consultor e instructor del LCI Perú anota que es importante evitar las conversaciones simultáneas, pues todo lo que se dice en la reunión debe ser oído y compartido por todos. Además, se deben apagar los celulares o cualquier distractor que no permita la total atención del o los participantes.
Asimismo, la gestión visual también desempeña un papel crucial en el éxito de un Big Room. Una sala ordenada que comunique de manera efectiva la información, siempre aportará el valor añadido que se necesita en un entorno de trabajo tan enfocado como este.
VENTAJAS DE UN ADECUADO BIG ROOM
En síntesis, el principal beneficio de la implementación del Big Room en un proyecto de construcción en el alto nivel de productividad que se puede alcanzar. Pero esto es gracias a otros factores que son ventajas del establecimiento de la “Gran sala”.
Fomenta el trabajo colaborativo
El nivel de involucramiento por parte de los actores que se genera gracias al Big Room en muy alto. En ese sentido, el trabajo colaborativo se ve impulsado principalmente por la co-locación (co-location, que es la presencia física de los participantes en un mismo lugar) y la disponibilidad de herramientas necesarias para trabajar en equipo. Así lo asegura el Ing. Vidal. Sin embargo, señala que simplemente contar con una sola sala equipada con tecnología avanzada “no garantiza la efectividad del Big Room”.
Advierte que tampoco es suficiente con reunir a los actores clave en una sala vacía. “Para alcanzar los objetivos establecidos en el Big Room, es necesario combinar tanto a las personas como a las herramientas adecuada, así se trate solo de un papelógrafo, post-its y plumones, junto con un liderazgo efectivo que sea capaz de integrar todas las partes”, añade.
Genera una comunicación más eficaz
El Ing. Ruiz señala que al ser el Big Room un espacio de trabajo enfocado en la colaboración, permite conversaciones horizontales sin jerarquías, fomentando la confianza entre los miembros del equipo.
Todos los actores involucrados tienen acceso a la información, planos y diseños actualizados. Por ello, el Ing. Vidal refiere que el Big Room se convierte en parte integral del equipo de trabajo, ya que cada participante puede ver los resultados de su propio trabajo reflejado en las paredes de la sala a través de imágenes, gráficos, indicadores y cronogramas.
Promueve la transparencia
Proporciona una ubicación para los paneles de gestión visual que muestran la planificación y otros indicadores clave de rendimiento del proyecto.
Proporciona curvas de aprendizaje más cortas
Las rutinas temporales realizadas en el Big Room durante las sesiones de Last Planner System® contribuyen a un entorno de colaboración entre los subcontratistas y otros miembros del equipo del proyecto. Las decisiones pueden tomarse de manera más rápida y acertada, ya que todos tienen la misma imagen del proyecto.
En esa línea, la colaboración, la comunicación y las interacciones reducen el tiempo de toma de decisiones y contribuyen a obtener mejores decisiones e incrementan la creatividad, lo cual promueve el uso del talento.
