Gestionar los proyectos de construcción es una tarea compleja que requiere de capacidades y herramientas eficientes con el fin de lograr óptimos resultados. En la actualidad, una de estas herramientas son los software que ayudan en la gestión. Gracias a sus múltiples funcionalidades y ventajas, son cada vez más usadas en la industria.
La innovación tecnológica, hoy, es abrazada por todos los sectores de la economía. En la construcción, la tecnología se ha convertido en una herramienta clave que ayuda a impulsar el buen desempeño del proceso constructivo, mejorando la productividad y optimizando los plazos y costos.
Su implementación puede darse en cualquier etapa de los proyectos para atender tareas específicas. Sin embargo, si se quiere el resultado final idóneo, entonces será necesario hacer uso de la tecnología que permita trazar el camino a seguir desde la concepción del proyecto hasta su finalización de acuerdo a los requerimientos que se tengan.
Todo proyecto de construcción tiene establecidos ciertos requisitos que se tienen que cumplir; entre ellos, el tiempo en el que se deberá ejecutar, el presupuesto que no deberá excederse, y cada una de las características específicas con que deberá cumplir la obra al ser terminada. Para ello se lleva a cabo la gestión de proyectos de construcción, la cual implica la aplicación de habilidades, herramientas y técnicas que harán posible una correcta organización de todos los aspectos del proyecto, desde el personal de trabajo, hasta los procesos, tareas y herramientas que se utilizarán, con el fin de cumplir con los costos y plazos establecidos.
Según el ingeniero Luis Prieto, consultor en programación y control de proyectos en LLV Consultores, en todo proyecto de construcción es necesario garantizar el control, seguimiento y análisis de toda la información necesaria para la toma de decisiones oportunas. Esta información es requerida y producida por varios de los procesos que se llevan a cabo en los proyectos, como la gestión del alcance, del cronograma, del costo, de recursos, de riesgos, entre otros.
Ninguna obra puede ejecutarse sin una previa planificación y esta planificación no servirá si no se lleva a cabo dentro de un entorno adecuado, siguiendo procesos bien establecidos, que son posibles cuando está presente la gestión de proyectos, la cual no es una tarea fácil.
IMPORTANCIA DE LOS SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS
En la actividad de la construcción diariamente se presentan grandes desafíos. El más importante de estos está relacionado con la adecuada disposición de la información y la comunicación, la cual es vital para que todos los actores trabajen de manera coordinada apuntando hacia un mismo objetivo.
El ingeniero Santiago Ruiz, consultor e instructor del Lean Construction Institute (LCI) Perú, explica que una de
las razones de la baja productividad en la industria de la construcción se debe a la dependencia del papel para la administración de los procesos, las entregas en el diseño, la cadena de suministros, el control de la producción y la programación diaria de trabajos. “Debido a que esta información física se actualiza lentamente y es de difícil acceso, los diferentes involucrados del proyecto trabajan con distintas versiones de la realidad”, señala.
Ante ello, una solución efectiva es la adopción de la tecnología que permite, a través de software de fácil uso, compartir información en línea y en tiempo real, garantizando la transparencia y una buena coordinación en los proyectos. En tal sentido, el Ing. Prieto sostiene que es crítico contar con softwares que den soporte a la gestión y los procesos del proyecto de forma que la información pueda ser consultada y compartida de forma articulada y oportuna; de tal manera que los procesos se vuelvan más productivos y se logren los objetivos.
“El software de gestión de proyectos
permitirá a los proyectos de construcción una ventaja competitiva en el actual mercado, donde gana aquel que dispone de mejor información”, añade.
De acuerdo al Ing. Prieto, especialista en planificación y control de proyecto, las incertidumbres, tan presentes en todo proyecto de construcción, también se minimizan con la correcta utilización de estos software de gestión, que posibilitan una toma de decisiones más oportuna. “Por ejemplo, si se identifica tempranamente en la ingeniería que se requieren materiales de importación que comprándose a tiempo puede significar reducción del riesgo de sobrecostos por el tipo de cambio o por su transporte marítimo o aéreo; otro ejemplo es la atención oportuna de la Oficina Técnica del análisis y respuesta de un RFI (Request For Information), del cambio de recorrido de una línea de tubería motivo de una interferencia de un equipo. Esto puede significar la adquisición de mayor cantidad de tubería, mayor plazo, pudiendo significar un sobrecosto y
sobrecosto y colocando en riesgo el plazo o el margen del proyecto”, comenta.
Según el Ing. Ruiz, los proyectos tradicionales realizados con ingeniería básica terminan con sobrecostos que varían entre el 15 y 30 % de lo estimado inicialmente y con un promedio de 8 % de desperdicios sobre el costo final de proyecto, además de las variaciones en el plazo de ejecución. Sin embargo, esto cambia al utilizar software para la gestión de proyectos de construcción.
“Al utilizar aplicaciones digitales que facilitan la coordinación, la toma de decisiones y aceleran la comunicación se pueden ver beneficios rápidamente en una importante reducción de los desperdicios generados por esperas y retrabajos durante la construcción. Además, si son aplicados desde etapas tempranas de diseño, procura o fabricación, los beneficios son mucho mayores”, enfatiza.
El Ing. Prieto resalta que los software
de gestión de proyectos pueden integrar la oficina de ingeniería, la planificación, los costos y presupuestos, la logística y la administración. Estas plataformas digitales, según el especialista, pueden ser utilizadas en la gestión del alcance; para lograr una base de requerimientos y especificaciones técnicas que puedan ser consultadas rápidamente para análisis de costos y presupuestos; para generar un cronograma; para establecer la cantidad de materiales, equipos, mano de obra; para realizar análisis de los riesgos, etcétera.
De igual manera, el Ing. Ruiz, con base al artículo “Imaginando el futuro digital de la construcción” de McKinsey, indica que hay 8 procesos de gestión en los que las aplicaciones digitales hoy tienen relevancia. El especialista adaptó algunos de estos según la industria local.
1.- Gestión del diseño
Visualizar planos y modelos 3D usando
plataformas móviles
Actualizar planos desde campo usando marcas, anotaciones e hipervínculos
2.- Programación
Crear, asignar y priorizar tareas en tiempo real
Seguimiento del avance en línea
Alerta inmediata de notificaciones en cambios del plan de trabajo a todos los trabajadores
Alerta de notificaciones para los subcontratistas
3.- Gestión de materiales
Identificar, rastrear y localizar materiales, prefabricados, paquetes y equipos, a lo largo de toda la cadena de suministros
4.- Seguimiento de personal
Proveer en tiempo real actualizaciones de datos del número total de personal contratado, acreditaciones de ingreso, asistencia de personal y permisos de trabajo
5.- Control de calidad
Lograr contar con inspecciones remotas del sitio usando formatos digitales, fotografías y etiquetas compartidas
Realizar seguimiento y recibir actualizaciones de listas de observaciones para el cierre del proyecto
6.- Gestión contractual
Seguimiento y actualización de los compromisos contractuales
Mantener flujos de comunicación estandarizados
Proveer un registro de todas las comunicaciones entre cliente, contratista y supervisor
7.- Gestión del desempeño
Seguimiento de avance de todos los equipos y áreas de trabajo
Proveer informes actualizados con datos de campo
Ofrecer reportes actualizados y el historial de campo de los reportes generados
8.- Gestión documental
Actualizar y distribuir documentos para edición, revisión y aprobación, manteniendo un registro de cambios
Búsqueda y acceso de información global de toda la información del proyecto según un esquema de autorizaciones
SOFTWARE EN EL MERCADO
Cada proyecto tiene sus características particulares y es importante conocerlos para saber cuál será la herramienta digital que ayudará a lograr los objetivos. Pero, así como es importante esto, también es esencial conocer las diferentes aplicaciones digitales disponibles en el mercado, pues cada uno de estos software tienen cualidades singulares.
A continuación, presentamos algunos de los software más utilizados para la mejora de la gestión de proyectos de construcción.
- Autodesk Construction Cloud. Esta plataforma colaborativa en nube permite conectar, colaborar, organizar y optimizar proyectos BIM empleando una única fuente de información. De esta forma, se agiliza la toma de decisiones, mejora la productividad y se obtienen resultados más rentables.
Esta plataforma engloba el ciclo de vida completo de un proyecto BIM desde el diseño, planeamiento y construcción hasta operaciones y mantenimiento, lo cual posibilita un correcto seguimiento de los datos del proyecto para reducir errores, mejorar la productividad, tomar decisiones acertadas y rápidas, y optimizar los resultados. - Buildertrend. Este software está diseñado para mejorar el proceso de gestión de proyectos de construcción, brindando muchas herramientas que permiten una mejor organización de las tareas. Cuenta con herramientas financieras que ayudan a mejorar los márgenes de ganancia. Estas incluyen la programación, el seguimiento y la aceptación de solicitudes de pago, así como las capacidades para administrar órdenes de compra, entre otras.
- BrickControl. Es una de las plataformas más usadas en el sector construcción por su facilidad de uso y eficiencia. Entre sus funciones destacan las estimaciones, reportes de progreso, gestión presupuestal, certificaciones, análisis de costos, gestión (de almacén, recursos, precios unitarios, clientes, proveedores, etc, desviaciones, facturas, entre otros.
- Premier. Este software es aplicado para gestionar documentos, proyectos, costos laborales y contabilidad. Está desarrollado para contratistas generales, gestión de la construcción, construcción de diseños, desarrolladores inmobiliarios, constructores de viviendas y contratistas especializados.
Entre las diversas funcionalidades de este software, podemos mencionar: la contabilidad de acreedores y deudores, costes de trabajo, creación de informes y análisis, estimaciones de costes, gestión de contratos y licencias, control de horas y tareas, inventarios, gestión de nóminas, presupuestos, subcontratistas, entre otras.
- Procore. Este software permite tomar control de los resultados de la construcción, minimizando los riesgos y protegiendo las ganancias. Puede utilizarse en cualquier ordenador de escritorio, portátil o dispositivo móvil que tenga acceso a una conexión wifi. Las principales funciones que permite realizar son: seguimiento de presupuestos/costes de trabajo, gestión de subcontratistas, comercial, edificios residenciales, gestión de subcontratistas, gestión de proveedores y CRM.
- RedTeam Flex. Es una aplicación en la nube desarrollada por contratistas que permite que todos los involucrados en el proyecto puedan conectarse desde el lugar que estén en el momento que sea necesario. Su utilización ayuda a gestionar proyectos de construcción de manera eficaz, desde los trabajos previos hasta el cierre.
Además, cuenta con funciones de creación de informes de campo y proporciona soluciones para todos los pasos del proceso de gestión de proyectos, desde conceptualización y los trabajos previos hasta la contratación, así como la gestión del rendimiento y los controles financieros. - Smartsheet. Esta plataforma digital ayuda a agilizar la comunicación entre equipos remotos y documentar cada paso de cada proyecto. Entre sus funcionalidades está la gestión de subcontratistas, comercial, edificios residenciales, gestión de proveedores y CRM.
- Viewpoint Spectrum. Esta plataforma digital permite manejar proyectos, facturación de tiempo y materiales, costos de equipos, órdenes de compra y más. Mediante este software, los actores involucrados en el proyecto pueden acceder a registros diarios, detalles de proyectos o presentaciones y revisar o editar documentos, lo cual genera un entorno de trabajo colaborativo.
También ayuda en la gestión de recursos humanos, desde la contratación hasta la incorporación, la retención y la jubilación. Con esta aplicación, las empresas pueden recopilar, compilar y analizar datos para obtener información sobre finanzas, proyectos, productividad de los empleados, ingresos, entre otros keywords.
